Az elektronikus iskolai adminisztráció (2. rész)

A rendszerek használatba vétele

A 2010-ben mintegy 155 feladatellátási helyre (általános iskola, szakiskola, szakközépiskola, gimnázium) kiterjedő vizsgálatban az akkreditált iskolaadminisztrációs rendszerekre (AIR) vonatkozó intézményi tapasztalatokat összegeztük. Az AIR bevezetését az iskolák egy része mellőzte. Saját adminisztrációs szoftverek használatára, a többletmunkából adódó nehézségekre, esetleges intézményi átszervezésekre, infrastrukturális hiányosságokra vagy az oktatásirányítás várható változására hivatkoztak a használatbavétel elkerülése kapcsán.

Az AIR-t használatba vevő intézmények esetében általában fenntartói szándék szerint történt a termék kiválasztása. A bevezetéshez kapcsolódó felkészítéssel az iskolatitkárok, iskolai adminisztrátorok 10%-a volt teljesen elégedett. Az AIR bevezetését követően eltérő tapasztalatokról számoltak be a megkérdezettek. Jellemzően 20-40% között volt azon iskolák aránya, amelyek vezetői és adminisztrátorai valamely területen azt tapasztalták, hogy „sokat javult a helyzet”. Főleg az adatok visszakeresése, pontossága, biztonsága és az adminisztráció átláthatósága mentén emelték ki a rendszer előnyeit. A vizsgálati szempontok mentén 30-50% között mozgott azok aránya, akik nem tapasztaltak érdemi változást az AIR használatbavételét követően. Kedvezőtlen irányú változást az adminisztrációs munka hatékonysága (9%) és komfortossága vonatkozásában jeleztek (18%) a válaszadók. Leginkább a továbbra is fennmaradt kettős adminisztráció (egyidejűleg papír és elektronikus), a többszörös adatrögzítés (eltérő rendszerekbe vitték fel ugyanazokat az adatokat), illetve a belső adminisztrációs fegyelem erősödése húzódott meg a vélemények hátterében. 

 

Electronic Administration in Schools (Part 2) - Starting Using the System

Our survey was conducted in 2010 in 155 institutions (primary schools, and different types of secondary schools: high schools and vocational training schools). This research paper is a summary of the institutions’ experiences about their accredited electronic school administration systems (AESAS). Some schools did not introduce AESAS. They had various reasons as why to avoid the use of this system. Some had their own administration software, others feared it would cause extra work, and some argued they would not introduce AESAS due to possible institutional restructuring, infrastructural deficiencies, or changes in the educational management. In those institutions which did introduce AESAS, the product was usually chosen in accordance with the wish of the maintaining body of the school. 10% of school secretaries and school administrators were entirely satisfied with the preparation they had received before the introduction of the new system. Once AESAS was introduced, schools had different experiences with it. Typically, the ratio of schools where directors and administrators thought that a certain area improved significantly due to AESAS was between 20 and 40%. They highlighted secure data storage, accurateness of data, easy search of data and the transparency of administration as the main advantages of the system. The ratio of those who have not experienced significant changes after the introduction of the electronic administration system was between 30 and 50%, according to the survey. 9% of those who filled in the questionnaire felt that the effectiveness of administrative work took a turn in the wrong direction, and 18% noticed that administrative work became less convenient with AESAS. It was usually double administration (that is, both on paper and electronically), multiple data storage (recording the same data in more than one system), and a stricter inner administrative discipline in the background that led to these negative attitudes.