Olvasási idő: 
12 perc
Author

Számos fejlesztés történt az Oktatási Nyilvántartásban

2020 novembere és 2022 novembere között zajlott az Oktatási Nyilvántartás továbbfejlesztése című projekt az Oktatási Hivatal (OH) égisze alatt. A fejlesztések sorra vették azokat az eljárásokat, amelyekhez az elektronikus ügyintézési felületek megteremtése az ügyfél és az ügyintéző számára is növeli az ügyintézés hatékonyságát, csökkenti az eljárás átfutási idejét, illetve háttérbe szorítja a papíralapú, elnyújtott ügyintézési idővel rendelkező bürokráciát. Az oktatási nyilvántartás továbbfejlesztéséről Miltényi Gáborral, a projekt szakmai vezetőjével beszélgettünk.

Mikor kezdték el az oktatási nyilvántartás továbbfejlesztését, illetve milyen eredmények születtek a projekt során?

A KÖFOP-projekt – Közigazgatás-fejlesztési Operatív Program – célja olyan digitalizációs fejlesztések kialakítása volt, amelyek a közigazgatásban szükségszerűnek mondhatók, és döntően az ügyfelek szempontjából jelentenek előrelépést és könnyebbséget az ügyintézésben. Így a projekt keretében a fókuszban állt az is, hogy olyan eljárásokat válasszunk, amelyek nagy ügyfélkörrel rendelkeznek, a cél pedig ezzel kapcsolatban az volt, hogy az ügyfelek terhei egyre inkább csökkenjenek.

Eredményként vállaltuk a bürokrácia csökkentését lehetőleg a papírmentes ügyintézés megvalósításával, továbbá a biztonságos azonosítás elérését az ügyintézésben, ami által az Ügyfélkapun keresztül tudunk ügyeket intézni, amely kiemelten fontos szempont volt. További célunk volt az is, hogy az adott űrlapokat elektronikusan is ki lehessen tölteni, amivel elkerülhető a kinyomtatásból és a postán való feladásból fakadó időbeli elhúzódás. Természetesen az elektronizált ügyintézésben is lehetőség van dokumentumokat csatolni, azokat hitelesíteni, és a visszajelzés is az ügyfél ügyfélkapus tárhelyére érkezik meg. A projekt keretében vállaltuk, hogy három ügycsoportban 25 százalékkal csökkentjük az ügyintézési időt, és úgy tűnik, ezt sikeresen teljesítettük is.

A projekt szempontjából elsősorban az ügyfelekre koncentráltunk, úgy gondoltuk, hogy nagyobb könnyebbséggel éri el a célját egy ügyfél, ha egy felkészült, és ugyancsak sok mindenben támogatott ügyintézőhöz kerül az adott kérelem, így a fejlesztések során a belső folyamataink racionalizálására is törekedtünk, egyrészt, hogy ténylegesen csökkentsük az ügyintézés idejét, másrészt, hogy az ügyintézőnek se kelljen több rendszerben dolgoznia, hanem egy praktikusan mindenhonnan elérhető felületet alakítottunk ki a kollégák számára.

Kérelmek beadása

Szintén a projekt keretében fejlesztették tovább a magyar állami ösztöndíj teljesítési feltételeinek nyilvántartását. Miről szól pontosan a nyilvántartás fejlesztése?

A hallgatói ösztöndíjak nyilvántartása eddig úgy működött, hogy a (volt) hallgatók évente egyszer kaptak tájékoztatót arról, hogy milyen kötelezettségük van az államilag finanszírozott tanulmányok tekintetében. Ez egy olyan tájékoztató volt, amely részben hasonlított egy banki kivonatra, valamint egy jogi szöveg – amely aligha volt felhasználóbarát – tette ki a legnagyobb részét. Az ügyintézés esetében gyakori nehézség volt, hogy számos kérelem között kellett a kitöltőknek válogatniuk, és sajnos vétettek olyan hibákat, amelyek szerint nem a nekik megfelelő kérelem volt a kiválasztott, vagy éppen jól választottak, de rosszul töltötték azt ki. A fejlesztés annyiban változtatott ezen a rendszeren, hogy az ügyfél egy online felületen keresztül naprakészen megtekintheti, hogy milyen kötelezettségei vannak az adott képzéssel kapcsolatban, illetve pontosan megtekintheti azt is, hogy a jövőben milyen kötelezettségei lesznek. A kötelezettségek módosításának kérelmezésében olyannyira specializáltuk mindezt, hogy a nyilvántartásokban tárolt adatok alapján az adott kérelem előtöltése segíti a kérelmezőt a saját tanulmányi helyzetének megfelelő opciók megadásával, ezzel is elkerülve a korábbi félreértéseket.

Oktatási Mérföldkövek – idővonal nézet

Milyen korszerűsítések történtek a köznevelési hatósági eljárások tekintetében? Mi alapján változtatták meg az eddig ismert szegmenseit az ügyintézésnek?

A hatósági eljárásoknak két csoportja van. Az egyik a köznevelési engedélyezési rendszerhez kapcsolódik. Idetartozik a korai iskolakezdés, az óvodában maradás, az egyéni munkarend kérelmezése, illetve a tankötelezettség külföldön történő teljesítése. Az eljárás során elektronikusan tudja beadni a szülő a kérelmét, amit szintén elektronikus felületen bírálnak majd el. Amennyiben szükséges szakértői vélemény, úgy a szakértőket is elektronikusan vonják be az ügyintézésbe, ezáltal sokkal gyorsabbá téve az ügyintézést, amelynek a végén a szülő elektronikusan kapja meg az elbírált kérelemre a választ. Ilyenformán egy könnyen átlátható és kezelhető rendszer született meg a hatósági eljárások ügyintézésére.

A hatósági eljárások másik csoportjába a tankönyvi akkreditációs rendszer, továbbá a pedagógus-továbbképzési akkreditációs rendszer tartozik. Ebben az esetben nem a szülők, hanem jellemzően a felsőoktatási intézmények, az egyetemek vagy a kiadók az ügyfeleink, akik számára abszolút elektronikussá tettük az ügyintézést, hiszen itt is, mint ahogy korábban mondtam, elektronikus kérelembenyújtásról és -elbírálásról beszélhetünk.

Milyen változások jellemezték a középfokú eljárások elektronizálását? Mire koncentráltak a továbbfejlesztések során?

A cél hasonló volt, mint a többi eljárásfejlesztés esetében, miszerint az ügyfél az ügyfélkapus bejelentkezést követően elektronikusan tudja ügyeit intézni. Ebben a körben az ügyintézés teljes folyamatának lebonyolítója nem az Oktatási Hivatal, hiszen a középfokú írásbeli felvételi vizsgára, illetve a hat- és nyolcévfolyamos középiskolába való jelentkezés ügyében az adott iskolához fordul az ügyfél, valamint tanulói jogviszonyon kívül érettségi vizsgára az adott kormányhivatalhoz jelentkezik. Ezekben az esetekben is cél volt, hogy az elektronikus megoldás legyen az elsődleges jelentkezési opció az ügyfelek körében, de ha jogszabály megengedi, akkor meg kellett tartani a papíralapú jelentkezés lehetőségét is.

Milyen fejlesztések történtek az állampolgárok oktatási nyilvántartásban kezelt adatainak megjelenítésében? Ezen belül kinek ajánlja az Oktatási Mérföldkövek szolgáltatás használatát? Miről szól pontosan a szolgáltatás?

Alapvetően az volt a célunk, hogy az általunk kezelt legfontosabb nyilvántartások kiemelt adataiból olyan megjelenítést hozzunk létre, amelyben az állampolgár megtekintheti, hogy a köznevelésben és felsőoktatásban folytatott tanulmányai során milyen jogviszonyai voltak, mikor és hol szerzett érettségi vizsgát, mikor és hol szerzett diplomát és sorolhatnánk még hosszasan. Az OH ugyanis óriási mennyiségű oktatási adatot tart nyilván az állampolgárokról és az intézményekről is. vagyis mindenkiről, aki valamilyen módon kapcsolatban áll az oktatással. Ahhoz, hogy egyrészt a jogi szabályozás alapján az ügyfél megismerhesse a központi nyilvántartásokban róla tárolt és kezelt adatokat, másrészt, hogy a GDPR-nak is megfeleljünk, az ügyfél számára megfelelő azonosítással és jogosultsággal elérhető betekintő felületen mutatjuk be az információkat.

Az Oktatási Mérföldkövek tehát egy olyan 21. századi szolgáltatás, amiben az ügyfél láthatja, hogy milyen információk állnak rendelkezésére róla az ügyintézés során, vagy ha elveszíti valamelyik fontos oktatási iratát, akkor annak utánajárhat a szolgáltatást igénybe véve, sőt az egész folyamat olyan technológiára épül, ami mindenképp megkönnyíti az ügyintézés menetét, mind ügyfél-, mind ügyintézői körben.

Ösztöndíj adatlap

Az elektronizált ügyintézés térnyerése eredményezheti azt, hogy a papíralapú ügyintézés háttérbe szorul, esetleg később meg is szűnik?

Azt gondolom, hogy az elektronizált ügyintézés a jövőt jelenti, ugyanis nagyon fontos, hogy igyekeznünk kell minél kevesebb olyan információt elkérni az ügyféltől, amely a központi nyilvántartásokban rendelkezésre áll – természetesen a megfelelő adatkezelési és adatvédelmi szabályokat betartva. A meglévő adatok ismeretében kell a munkánkat végezni, vagyis úgy alakítani az ügyfél ügyintézését; például egy-egy űrlap esetében már előre kitöltjük azokat az információrubrikákat, amelyek a papíralapú ügyintézés esetében mindenképpen az ügyfélre vannak bízva. Az elektronikus ügyintézés mellett szól még az is, hogy folyamatosan ellenőrzi a rendszer azokat az űrlapokat, amelyeket az ügyfél kitölt, és jelzi, ha valamilyen adata hiányos vagy nem egyezik meg a nyilvántartott adattal, ezáltal csökken a hibásan beadott űrlapok száma, amely az ügyintézői oldalon vezet ügyintézési időcsökkenéshez, sőt az ügyintézés minősége is javul, ugyanis pontosabb kérelmek érkeznek be feldolgozásra.

A KÖFOP-ban érintett eljárások inkább a szülőket érintik, a szülők nagy százaléka pedig már valamilyen digitális eszközön intézi az ügyeit. Vannak azonban olyan ügyintézési feladatok is, amelyeket a diákok maguk végeznek el, akik még jártasabbak a digitális eszközök használatában. Egyre kevesebben választják a személyes ügyintézést, ezért valóban azt látjuk, hogy az elektronikus ügyintézés vezet be bennünket a jövőbe. A mai száguldó világban inkább az online platformokat választják az emberek. Rendkívül fontos, hogy az elektronikus felületeket megfelelő adatbiztonsággal és hitelesítéssel látja el az ügyintézői kör.

Milyen egyéb fejlesztések történtek a projekt keretében?

A KÖFOP-projektek szerves része a szervezetfejlesztési vetület, amely ebben a projektben is fontos összetevő volt. Egyrészt megtörtént az adott szabályzók áttekintése, másrészt pedig a Hivatal dolgozóinak és ügyintézőinek a felkészítése is az elektronikus ügyintézés újabb elemeinek használatára. Közel tíz workshopot tartottunk, amelyeken az OH dolgozói vettek részt. Ezeken egyrészt a projekt eredményeit mutattuk be, másrészt megtudhatták azt is, hogy mindez milyen változást hoz az ő munkájukban.

A projekt során számos további javaslatot gyűjtöttünk össze a Hivatal által kezelt eljárások egyszerűsítésére, amelyeket a jövőben – lehetőségeinkhez mérten – szeretnénk megvalósítani.

További információk: https://www.youtube.com/playlist list=PLVqMAHCwbZCsaJXW-efYDF1tnznCZnVak